Masuk kerja tanggal 15, bukan tanggal 1. Atau resign tanggal 20, bukan akhir bulan. Dalam situasi seperti ini, berapa gaji yang seharusnya diterima? Pertanyaan itu dijawab oleh sistem hitungan gaji prorate, atau dalam bahasa resminya, gaji prorata.

Gaji prorate adalah penghitungan upah secara proporsional berdasarkan jumlah hari atau jam kerja aktif dalam satu periode penggajian. Karyawan yang tidak bekerja satu bulan penuh tidak menerima gaji penuh, tapi bukan berarti haknya dipotong sembarangan. Ada rumus yang jelas dan berlaku secara umum.

Kapan Gaji Prorate Diterapkan?

Ada tiga situasi paling umum yang memicu perhitungan gaji prorate:

Karyawan baru masuk di tengah bulan: jika mulai bekerja tanggal 10, maka gaji bulan pertama dihitung hanya untuk hari kerja dari tanggal 10 hingga akhir bulan
Karyawan resign sebelum akhir bulan: gaji dibayarkan hanya sampai hari terakhir bekerja, bukan sampai tanggal 30 atau 31
Cuti tanpa upah (unpaid leave): hari-hari cuti tanpa bayaran dipotong dari total gaji bulan berjalan

Dasar hukumnya ada di Pasal 93 ayat (1) Undang-Undang Ketenagakerjaan yang menyebutkan bahwa upah tidak dibayar apabila pekerja tidak melakukan pekerjaan. Artinya, hitungan prorate bukan kebijakan sepihak perusahaan, tapi memang sesuai dengan aturan yang berlaku.

Tiga Metode Hitungan Gaji Prorate

Ada tiga metode yang lazim digunakan perusahaan. Masing-masing menghasilkan angka yang sedikit berbeda, jadi penting untuk tahu perusahaan Anda menggunakan metode mana.

1. Metode Hari Kalender

Metode ini menghitung berdasarkan jumlah hari dalam satu bulan kalender (28, 29, 30, atau 31 hari tergantung bulannya).

Rumus: Gaji prorate = (Jumlah hari kerja aktif / Jumlah hari dalam bulan) x Gaji pokok

Contoh: Karyawan baru mulai bekerja 15 Juli dengan gaji Rp5.000.000. Juli punya 31 hari, karyawan bekerja dari tanggal 15 sampai 31 = 17 hari. Maka: (17 / 31) x Rp5.000.000 = Rp2.741.935.

2. Metode Hari Kerja Efektif

Metode ini hanya menghitung hari kerja aktif (Senin-Jumat), tidak termasuk Sabtu, Minggu, dan hari libur nasional.

Rumus: Gaji prorate = (Hari kerja aktual / Total hari kerja dalam bulan) x Gaji pokok

Contoh: Karyawan sama mulai kerja 15 Juli. Misal total hari kerja di Juli ada 23 hari, dan hari kerja sejak tanggal 15 ada 13 hari. Maka: (13 / 23) x Rp5.000.000 = Rp2.826.087.

3. Metode Jam Kerja

Metode ini dipakai untuk karyawan yang jam kerjanya tidak tetap atau bekerja paruh waktu. Gaji per jam dihitung dengan membagi gaji bulanan dengan 173, angka yang merupakan rata-rata jam kerja bulanan (40 jam/minggu x 52 minggu / 12 bulan).

Rumus: Gaji per jam = 1/173 x Gaji sebulan. Kemudian dikali jumlah jam kerja aktual.

Angka 173 ini adalah standar yang umum digunakan dalam penghitungan lembur dan gaji per jam di Indonesia, merujuk pada ketentuan dalam Peraturan Pemerintah dan keputusan Menteri Ketenagakerjaan.

Hitungan Prorate untuk THR

Selain gaji bulanan, prorate juga berlaku untuk Tunjangan Hari Raya (THR). Karyawan yang belum genap satu tahun bekerja tetap berhak atas THR, tapi dihitung secara proporsional sesuai masa kerja.

Rumus THR prorate: (Masa kerja dalam bulan / 12) x Gaji sebulan

Contoh: Karyawan baru dengan gaji Rp4.000.000 sudah bekerja 7 bulan saat Lebaran. Maka THR yang diterima: (7 / 12) x Rp4.000.000 = Rp2.333.333.

Aturan ini diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 6 Tahun 2016 tentang THR Keagamaan. Karyawan dengan masa kerja minimal 1 bulan sudah berhak atas THR prorata, sementara yang sudah bekerja 12 bulan atau lebih mendapat THR penuh sebesar satu bulan gaji.

Yang Perlu Diperhatikan Saat Menghitung Prorate

Ada beberapa hal yang sering jadi sumber kebingungan dalam praktiknya.

Komponen yang dihitung prorate. Tidak semua komponen gaji terkena prorate. Gaji pokok dan tunjangan tetap biasanya dihitung prorate. Tunjangan tidak tetap seperti uang makan harian atau uang transportasi sudah otomatis mengikuti jumlah hari hadir, jadi tidak perlu dihitung ulang.

Metode yang digunakan harus konsisten. Perusahaan tidak boleh mengganti metode hitungan dari bulan ke bulan. Jika sudah menggunakan metode hari kalender, maka harus dipakai secara konsisten. Idealnya, metode ini tercantum dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Gaji terakhir wajib dibayarkan penuh. Bagi karyawan yang resign, gaji hingga hari terakhir bekerja wajib dibayar. Perusahaan tidak boleh menahan gaji terakhir dengan alasan proses administrasi, kecuali ada kewajiban pengembalian yang sudah disepakati sebelumnya.

Dengan memahami hitungan gaji prorate, baik karyawan maupun tim HR bisa memastikan bahwa proses penggajian berjalan adil dan sesuai ketentuan. Jika ada perbedaan angka, yang perlu dicek pertama adalah metode mana yang dipakai perusahaan dan apakah sudah diterapkan secara konsisten.